​

Hoofdstuk 1      Het bestuur

  

Artikel 1 Algemeen

Alle bestuurders voeren hun werk zo goed mogelijk (behoorlijk) uit en stellen hierbij steeds het belang van de vereniging voorop.

 

Artikel 2 Samenstelling bestuur

1. Het bestuur bestaat uit individuele functies met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

2.     Het bestuur van de vereniging kan bestaan uit:

1. De voorzitter

2. De vicevoorzitter

3. De ledensecretaris

4. De penningmeester

5. De wedstrijdsecretaris

6. Bestuursleden zonder functie

3. Het bestuur bestaat ten minste uit een voorzitter, een penningmeester en een ledensecretaris.

 

Artikel 3 Taken voorzitter

• Is belast met de algemene leiding van de vereniging;

• Leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering;

• Kan de vergadering schorsen en/of verdagen en kan een spreker, die de orde verstoort, het zwijgen opleggen dan wel het verder bijwonen van de vergadering ontzeggen;

• Ziet er op toe dat besluiten worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijke reglement;

• Is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de door het bestuur en de algemene ledenvergadering genomen besluiten;

• Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval blijkt; 

• Heeft het recht van toegang tot alle vergaderingen en bijeenkomsten die in verenigingsverband plaatsvinden, behalve tot de kascommissie;

• Kan in spoedeisende gevallen beslissingen nemen waarvan hij op de eerstvolgende bestuur- of ledenvergadering verantwoording aflegt.

 

Artikel 4 Taken vicevoorzitter

Ondersteunt de voorzitter daar waar mogelijk;

• Bespreekt en controleert de agenda voor een bestuursvergadering of algemene ledenvergadering;

• Beschikt over dezelfde informatie als de voorzitter in verband met het vervangen van de voorzitter bij diens afwezigheid.

 

Artikel 5 Taken leden secretaris

• Draagt zorg voor een up-to-date ledenadministratie van de vereniging, verwerkt voor zover (nog) nodig regelmatig de mutaties van nieuwe leden, opzeggingen, adreswijzigingen;

• Maakt de notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen en is belast met de voorbereiding van deze vergaderingen;

• Draagt zorg voor de correspondentie met de leden aangaande hun mutaties van gegevens en aan/afmeldingen van activiteiten.

 

Artikel 6 Taken penningmeester

• Beheert op een doelmatige en rechtmatige wijze de financiën van de vereniging en voert de beslissingen uit van het bestuur inzake het financiële beleid;

• Houdt op duidelijke en overzichtelijke wijze aantekening van alle ontvangsten en uitgaven;

• Maakt voor elk verenigingsjaar de financiële jaarstukken voor het jaarboekje bestaande uit een exploitatie, een balans ter goedkeuring van de algemene ledenvergadering;

• Draagt zorg voor de verantwoording van de jaarstukken aan de kascontrolecommissie;

• vraagt voor betalingen van meer dan €500 toestemming van het dagelijkse bestuur;

• Sluit bij overdracht van zijn penningmeesterfunctie de boeken af en laat de afsluiting goedkeuren door de kascontrolecommissie.

 

Artikel 7 Taken wedstrijdsecretaris

• Is verantwoordelijk voor de algemene organisatie van de onderlinge wedstrijden;

• Is het aanspreekpunt voor deelnemers van onderlinge wedstrijden;

• Houdt een administratie bij t.b.v. de clubkampioenschappen;

• Is verantwoordelijk voor de communicatie met de KNHS en de KNHS leden van de ponyclub;

• Verzorgt de ledenadministratie van de KNHS ruiters in het ledenportaal van de KNHS.

 

Artikel 8 Waarneming bestuursfunctie

1. Bij ontstentenis van de voorzitter wordt het voorzitterschap  waargenomen door de vicevoorzitter.

2. Bij ontstentenis van de secretaris dan wel van de penningmeester 

wordt zijn functie tijdelijk door een der overige bestuursleden waargenomen.

3. In geval van langdurige afwezigheid van een bestuurslid kan het 

bestuur tijdelijk, in het algemeen niet langer dan tot de eerstvolgende verkiezing van bestuursleden, uit de leden een

        waarnemend bestuurslid aan zich toevoegen.

4. Van aanstelling van een waarnemend bestuurslid dient ten 

     spoedigste aan de leden bericht te worden gezonden.

 

Artikel 9 Wijzigingen ten aanzien van bestuursleden

1. Nieuwe bestuurders worden gekozen tijdens de algemene ledenvergadering zoals vastgelegd in de statuten.

2. Het nieuwe bestuurslid wordt door een zittend bestuurslid aangemeld bij de KvK, de KNHS en krijgt van het oude bestuurslid of van de overige bestuursleden alle benodigde gegevens om de bestuursfunctie naar behoren over te kunnen nemen.

3. Aftredende bestuursleden worden binnen 8 dagen afgemeld bij de KvK en voor begin december van het betreffende jaar afgemeld bij de KNHS.

4.     Het afgetreden bestuurslid draagt alle benodigde gegevens over aan het nieuwe bestuurslid of, in het geval dat het aftreden voor het aantreden van een nieuw bestuurslid plaatsvindt, aan de overige bestuursleden. Ook verwijdert het afgetreden bestuurslid na overdracht alle kopieën van gegevens die tijdens het niet noodzakelijke bewaren in strijd zijn met de wet AVG of nadelige gevolgen kunnen hebben voor de vereniging en haar leden.

 

Artikel 10 Vergadering

1. Het bestuur vergadert zo vaak als het nodig acht of als de voorzitter of tenminste 3 van  de bestuursleden om een vergadering vragen.

2.     Tijdens de vergaderingen wordt er gewerkt met een agenda, notulen     

en besluitenlijst 

3.     Er wordt geen gebruik gemaakt van het meervoudig stemrecht

 

Artikel 11 Aansprakelijkheden

De KNHS, waar de vereniging bij is aangesloten heeft een collectieve aansprakelijkheidsverzekering. Deze dekt de aansprakelijkheid van verzekerden (bestuursleden, leden en vrijwilligers van de vereniging) voor schade aan personen (letsel) en zaken tijdens de activiteiten die samenhangen met, of voortvloeien uit het lidmaatschap van de vereniging. Aangezien de verenging beschikt over notarieel vastgelegde statuten kunnen bestuurders zich met een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering verzekeren tegen het risico van fouten zoals plichtsverzuim en vergissingen waardoor mogelijk hun privé vermogen kan worden aangesproken. Het is bestuursleden van de vereniging verboden commerciële of andere belangen te hebben, welke direct of indirect strijdig kunnen zijn met de belangen van de vereniging en hun functie in het bestuur.

 

Artikel 12 Tegenstrijdig belang

1. Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het verenigingsbelang.

2. Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen is het bestuur toch bevoegd hieromtrent te besluiten, maar is dit besluit aan de voorafgaande goedkeuring van de algemene ledenvergadering onderworpen.

3. Als een bestuurder met een tegenstrijdig belang heeft deelgenomen aan de besluitvorming, dan kan de beslissing mogelijk worden vernietigd en is hij aansprakelijk wanneer door dit handelen schade is ontstaan.

 

 

Hoofdstuk 2      Leden vereniging

 

Artikel 13 Lidmaatschap

1. De aanmelding geschiedt via de verengingswebsite.

2. De leden verbinden zich tot het lidmaatschap van jaar tot jaar

3. Het lidmaatschap eindigt van rechtswege op 1 januari volgend op het bereiken van de 18 jarige leeftijd.

4. Het lidmaatschap eindigt door middel van een schriftelijke opzegging (e-mail) door ouders en/of verzorgers van de minderjarige leden uiterlijk voor 1 december van het lopend boekjaar.

5. Bij een tussentijdse opzegging van het lidmaatschap vindt er in het lopende verenigingsjaar geen kwijtschelding of restitutie van de contributie plaats.

6. Het lidmaatschap wordt beëindigd als de betaling van de contributie niet geschiedt voor 1 april van het verenigingsjaar.

 

Artikel 14 Contributie

1. De contributie kan op één van de volgende wijzen worden voldaan:

• In één keer, uiterlijk binnen twee weken na verzending van het      

  betalingsverzoek voor het lopende verenigingsjaar.

• In drie termijnen, waarbij het volledige bedrag uiterlijk op 1 april 

  van het lopende verenigingsjaar dient te zijn voldaan, na 

verzending van het betalingsverzoek

2. Bij het niet betalen van de contributie binnen de gestelde termijnen 

zoals genoemd in lid 1 wordt het lid geroyeerd.

3. Nieuwe leden die gedurende een lopend verenigingsjaar lid worden, zijn alleen de contributie verschuldigd over de resterende maanden van dat jaar.

4. Indien een lid het lidmaatschap beëindigt en op een later moment besluit opnieuw deel te nemen aan de vereniging, is bij herinschrijving de volledige contributie verschuldigd.

 

Artikel 15 Verplichtingen ten aanzien van de verengingsactiviteiten

• Aanmelding voor verenigingsactiviteiten verloopt via de verenigingswebsite of via een ander door het bestuur gecommuniceerd kanaal

• Het lid dient 15 minuten voor aanvang van de activiteit aanwezig te zijn.

• Het lid dient 30 minuten vooraanvang van een les aanwezig te zijn.

• Het lid wordt geacht zijn/haar paard/pony zelfstandig te kunnen verzorgen en opzadelen

• Het lid dient zelf zorg te dragen dat het paard/pony op tijd gereed is.

• Het lid dient zich aan de bevelen van de instructeur te houden.

• Alle verengingsactiviteiten dienen voor aanvang te worden betaald.

• Het rijden en bezoek aan de manege is geheel op eigen risico.

• Bij eventuele problemen kan men zich wenden tot het bestuur van de verenging.

• Afmelding voor een activiteit dient uiterlijk 24 uur voor aanvang te geschieden. Bij latere afmelding wordt 100% van de kosten in rekening gebracht. Indien de vereniging reeds kosten heeft gemaakt, worden deze eveneens in rekening gebracht. 

 

Artikel 16 Wijziging huishoudelijk reglement

1. Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement door het bestuur of door tenminste 3 leden moeten uiterlijk 2 weken voor de algemene ledenvergadering aan de agenda van deze vergadering worden toegevoegd en voorzien zijn van een toelichting.

2. Besluiten tot wijziging van het huishoudelijk reglement kunnen door de algemene ledenvergadering worden genomen met gewone meerderheid van stemmen, onder gelijktijdige vaststelling van datum inwerkingtreding.

 

Hoofdstuk 3 Veiligheidsreglement

Artikel 17 Algemene veiligheidsbepalingen

1. Capverplichtingen: Alle ruiters zijn verplicht tijdens het rijden een goed passende veiligheidscap te dragen.

2. Kledingvoorschriften:

• Het dragen van rijlaarzen of stevige schoenen met een klein hakje en weinig geprofileerde zool wordt sterk aanbevolen

• Grote, uitstekende sieraden en losse kleding zijn tijdens het rijden verboden

 

Artikel 18 Rijbaanregels

1. Toegang tot rijbaan:

• Het voornemen om in of uit de rijbaan te gaan moet luid worden aangekondigd door "deur vrij!" te roepen

• Hinder van rijdende ruiters wordt vermeden

2. Voorrangsregels:

• De combinatie die op de linkerhand rijdt heeft voorrang bij het passeren op de hoefslag

• De combinatie met een snellere gang en/of zijgangen heeft altijd voorrang

• Houdt steeds voldoende afstand (minimaal 5 meter) tot de combinatie voor je

3. Gedragsregels in de rijbaan:

• Niet halthouden op de hoefslag

• Stappen dient op de binnenhoefslag te geschieden indien meerdere combinaties rijden

• Het springen over hindernissen dient aangekondigd te worden

 

Artikel 19 Calamiteitenprocedures

1. Bij val van ruiter:

• Alle ruiters houden halt (niet op de hoefslag)

• Instructie gaat naar slachtoffer

• Omstanders vangen paard op

• Creëer een rustige sfeer

• Bij twijfel Maike of Eed waarschuwen of ambulance bellen

2. Bij doorlopend paard:

• Alle ruiters houden halt

• Omstanders praten paard kalm

• Paard op veilige wijze stoppen

 

Hoofdstuk 4  Gedragscode en Welzijn van het Paard

 

Artikel 20 Gedragscode leden

1. Algemene gedragsregels:

• Van alle leden wordt verwacht dat zij zich gedragen volgens algemeen geldende gedrags- en fatsoensregels

• Het verenigingsbelang staat steeds voorop

• Aanwijzingen van bestuur en instructeurs dienen opgevolgd te worden

2. Paardenwelzijn:

• Iedere vorm van wrede of ruwe behandeling van paarden is uitdrukkelijk verboden

• Het overmatig gebruik van zweep, sporen of andere hulpmiddelen is niet toegestaan

• Alle paarden die het terrein betreden dienen correct ingeënt te zijn

• Wedstrijdgedrag: Leden dienen zich tijdens wedstrijden, zowel thuis als uit, te gedragen naar algemeen geldende normen
  
   

Hoofdstuk  5 Privacy en Gegevensbescherming

Artikel 21 Privacybeleid 

1. Verwerkingsdoeleinden: De vereniging verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor:

• Ledenadministratie en contributie-inning

• Organisatie van verenigingsactiviteiten

• Communicatie met leden

• Wettelijke verplichtingen

2. Gegevenssoorten:

• Contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mail)

• Financiële gegevens (contributie, betalingen)

• Sportgerelateerde gegevens (licenties, prestaties)

3. Bewaartermijnen: 

• Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, met een maximum van 7 jaar na beëindiging lidmaatschap

 

Artikel 22 Rechten van betrokkenen

1. Inzagerecht: Leden hebben het recht op inzage in hun persoonsgegevens

2. Rectificatie: Onjuiste gegevens worden op verzoek gecorrigeerd

3. Verwijdering: Gegevens worden op verzoek verwijderd, behoudens wettelijke bewaarplichten

Artikel 23 Beveiliging

De vereniging treft passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens.

Slotbepalingen

Artikel 24 Inwerkingtreding

1. Dit reglement treedt in werking na vaststelling door de algemene ledenvergadering.

2. Het reglement vervangt alle eerdere huishoudelijke reglementen.

3. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.