Huishoudelijk Reglement

Hoofdstuk 1      Het bestuur

 

 

Artikel 1         Algemeen

Alle bestuurders voeren hun werk zo goed mogelijk (behoorlijk) uit en stellen hierbij steeds het belang van de vereniging voorop.

 

Artikel 2         Samenstelling bestuur

1.         Het bestuur bestaat uit individuele functies met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

2.         Het bestuur van de vereniging kan bestaan uit:
           a.         De voorzitter
           b.         De vice-voorzitter

            c.         De leden secretaris
           d.         De penningmeester
           e.         De wedstrijdsecretaris

            f.         Bestuursleden zonder functie

 

Artikel 3         Taken voorzitter

  • is belast met de algemene leiding van de vereniging;

  • leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering;

  • kan de vergadering schorsen en/of verdagen en kan een spreker, die de orde verstoort, het zwijgen opleggen dan wel het verder bijwonen van de vergadering ontzeggen;

  • ziet er op toe dat besluiten worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijke reglement;

  • maakt de notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen en is belast met de voorbereiding van deze vergaderingen;

  • is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de door het bestuur en de algemene ledenvergadering genomen besluiten;

  • ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval blijkt; -

  • heeft het recht van toegang tot alle vergaderingen en bijeenkomsten die in verenigingsverband plaatsvinden, behalve tot de kascommissie;

  • kan in spoedeisende gevallen beslissingen nemen waarvan hij op de eerstvolgende bestuur- of ledenvergadering verantwoording aflegt.

 

Artikel 4         Taken vicevoorzitter

  • ondersteunt de voorzitter daar waar mogelijk;

  • bespreekt en controleert de agenda voor een bestuursvergadering of algemene ledenvergadering;

  • beschikt over dezelfde informatie als de voorzitter in verband met het vervangen van de voorzitter bij diens afwezigheid.

 

Artikel 5         Taken leden secretaris

  • draagt zorg voor een up-to-date ledenadministratie van de vereniging, verwerkt voor zover (nog) nodig regelmatig de mutaties van nieuwe leden, opzeggingen, adreswijzigingen;

  • draagt zorg voor de correspondentie met de leden aangaande hun mutaties van gegevens en aan/afmeldingen van activiteiten.

 

Artikel 6         Taken penningmeester:

  • beheert op een doelmatige en rechtmatige wijze de financiën van de vereniging en voert de beslissingen uit van het bestuur inzake het financiële beleid;

  • houdt op duidelijke en overzichtelijke wijze aantekening van alle ontvangsten en uitgaven;

  • maakt voor elk verenigingsjaar de financiële jaarstukken voor het jaarboekje bestaande uit een exploitatie, een balans ter goedkeuring van de algemene ledenvergadering;

  • draagt zorg voor de verantwoording van de jaarstukken aan de kascontrolecommissie;

  • vraagt voor betalingen van meer dan € 500 toestemming van het dagelijkse bestuur;

  • sluit bij overdracht van zijn penningmeesterfunctie de boeken af en laat de afsluiting goedkeuren door de kascontrolecommissie.

 

Artikel 7         Taken wedstrijdsecretaris

  • is verantwoordelijk voor de algemene organisatie van de onderlinge wedstrijden;

  • is het aanspreekpunt voor deelnemers van onderlinge wedstrijden;

  • houdt een administratie bij t.b.v. de clubkampioenschappen;

  • is verantwoordelijk voor de communicatie met de KNHS en de KNHS leden van de ponyclub;

  • organiseert  wedstrijden uit naam van de KNHS;

  • verzorgt de ledenadministratie van de KNHS ruiters in het ledenportaal van de KNHS.

 

Artikel 8         Waarneming bestuursfunctie

1.         Bij ontstentenis van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door de vicevoorzitter.

2.         Bij ontstentenis van de secretaris dan weI van de penningmeester wordt zijn functie tijdelijk door een der overige bestuursleden waargenomen.

3.         In geval van langdurige afwezigheid van een bestuurslid kan het bestuur tijdelijk, in het algemeen niet langer dan tot de eerstvolgende verkiezing van bestuursleden, uit de leden een waarnemend bestuurslid aan zich toevoegen.

4.         Van aanstelling van een waarnemend bestuurslid dient ten spoedigste aan de leden bericht te worden gezonden.

 

Artikel 9         Wijzigingen ten aanzien van bestuursleden

1.                     Nieuwe bestuurders worden gekozen tijdens de algemene ledenvergadering zoals vastgelegd in de statuten.

2.                     Het nieuwe bestuurslid wordt door een zittend bestuurslid aangemeld bij de KvK, de KNHS en krijgt van het oude bestuurslid of van de overige bestuursleden alle benodigde gegevens om de bestuursfunctie naar behoren over te kunnen nemen.

3.         Aftredende bestuursleden worden binnen 8 dagen afgemeld bij de KvK en voor begin    

december van het betreffende jaar afgemeld bij de KNHS.

4.         Het afgetreden bestuurslid draagt alle benodigde gegevens over aan het nieuwe bestuurslid of, in het geval dat het aftreden voor het aantreden van een nieuw bestuurslid plaatsvindt, aan de overige bestuursleden.
Ook verwijdert het afgetreden bestuurslid na overdracht alle kopieën van gegevens die tijdens het niet noodzakelijke bewaren in strijd zijn met de wet AVG of nadelige gevolgen kunnen hebben voor de vereniging en haar leden.

 

Artikel 10       Vergaderingen

1.                     Het bestuur vergadert zo vaak als het nodig acht of als de voorzitter of tenminste 3 van  de bestuursleden om een vergadering vragen.

2.         Tijdens de vergaderingen wordt er gewerkt met een agenda, notulen en besluitenlijst

3.         Er wordt geen gebruik gemaakt van het meervoudig stemrecht

 

Artikel 11       Aansprakelijkheden

De KNHS, waar de vereniging bij is aangesloten heeft een collectieve aansprakelijkheidsverzekering. Deze dekt de aansprakelijkheid van verzekerden (bestuursleden, leden en vrijwilligers van de vereniging) voor schade aan personen (letsel) en zaken tijdens de activiteiten die samenhangen met, of voortvloeien uit het lidmaatschap van de vereniging. Aangezien de verenging beschikt over notarieel vastgelegde statuten kunnen bestuurders zich met een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering verzekeren tegen het risico van fouten zoals plichtsverzuim en vergissingen waardoor mogelijk hun privé vermogen kan worden aangesproken. Het is bestuursleden van de vereniging verboden commerciële of andere belangen te hebben, welke direct of indirect strijdig kunnen zijn met de belangen van de vereniging en hun functie in het bestuur.

 

Artikel 12       Tegenstrijdig belang

1.                     Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het verenigingsbelang.

2.         Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen is het bestuur toch      

bevoegd hieromtrent te besluiten, maar is dit besluit aan de voorafgaande goedkeuring

van de algemene ledenvergadering onderworpen.

3.         Als een bestuurder met een tegenstrijdig belang heeft deelgenomen aan de besluitvorming, dan kan de beslissing mogelijk worden vernietigd en is hij aansprakelijk wanneer door dit handelen schade is ontstaan.

 

 

 

 

 

Hoofdstuk 2      Leden vereniging

 

 

Artikel 13       Lidmaatschap

1.         De aanmelding geschiedt via de verengingswebsite.

2.         De leden verbinden zich tot het lidmaatschap van jaar tot jaar

3.         Het lidmaatschap eindigt van rechtswege op 1 januari volgend op het bereiken van de jarige leeftijd.

4.         Het lidmaatschap eindigt door middel van een schriftelijke opzegging (e-mail) door ouders en of verzorgers van de minderjarige leden uiterlijk voor 1 december van het lopend boekjaar.

5.         Bij een tussentijdse opzegging van het lidmaatschap vindt er in het lopende  

verenigingsjaar geen kwijtschelding of restitutie van de contributie plaats.

6.         Het lidmaatschap wordt beëindigd als de betaling van de contributie niet geschiedt

voor 1 juni van het verenigingsjaar.

 

Artikel 14       Contributie

1.         De betaling van de contributie kan op 2 manieren geschieden namelijk:

- In zijn geheel voor 1 juni van het lopend verenigingsjaar of

- In 5 gelijke termijnen voor 1 juni van het lopend verenigingsjaar

2.         Bij het niet betalen van de contributie wordt het lid vanaf 1 juni in het lopend verengingsjaar geroyeerd.

 

Artikel 15       Verplichtingen ten aanzien van de verengingsactiviteiten

  • Het aanmelden voor de verenigingsactiviteiten geschiedt via de verenigingswebsite.

  • Het lid dient 15 minuten voor aanvang van de activiteit aanwezig te zijn.

  • Het lid wordt geacht zijn/haar pony zelfstandig te kunnen verzorgen en opzadelen

  • Het lid dient zelf zorg te dragen dat de pony op tijd gereed is.

  • Het lid dient zich aan de bevelen van de instructeur te houden.

  • Na de les dient het lid zelf zorg te dragen voor de verzorging van de pony

  • Alle verengingsactiviteiten dienen voor aanvang te worden betaald

  • Het rijden en bezoek aan de manege is geheel op eigen risico

  • Bij eventuele problemen kan men zich wenden tot het bestuur van de verenging

  • Afmelden voor een activiteit dient 24 uur voor aanvang te geschieden anders kunnen er kosten in rekening worden gebracht. Indien de verenging al kosten gemaakt heeft worden deze in rekening gebracht.  

  • Bij deelname aan de verenigingsactiviteiten wordt het lid geacht de verengingskleding te dragen.

 

Artikel 16       Wijziging huishoudelijk reglement

1.         Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement door het bestuur of door

tenminste 3 leden moeten uiterlijk 2 weken voor de algemene ledenvergadering aan de agenda van deze vergadering worden toegevoegd en voorzien zijn van een toelichting.

2.         Besluiten tot wijziging van het huishoudelijk reglement kunnen door de algemene ledenvergadering worden genomen met gewone meerderheid van stemmen, onder gelijktijdige vaststelling van datum inwerkingtreding.

 

 

Artikel 17       Slotbepaling

In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet en/of elk geschil omtrent verklaring of toepassing van dit reglement, beslist het bestuur van de vereniging met in acht name van de bepalingen van de statuten