Privacyverklaring Ponyclub Galop

 

Inleiding

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen.

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle informatie die u van Ponyclub Galop ontvangt of aan Ponyclub Galop verstrekt. Ponyclub Galop verwerkt privacygevoelige informatie of persoonsgegevens door middel van haar website en middels digitale en/of papieren formulieren. Onze vereniging hecht groot belang aan de privacy van haar leden en de overige betrokken personen en betracht daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid in het behandelen en beschermen van persoonsgegevens. Ponyclub Galop verwerkt data overeenkomstig de voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ponyclub Galop is de partij die verantwoordelijk is voor de manier waarop deze data worden gebruikt.

 

Gebruik van persoonsgegevens

Als u gebruik maakt van ons lidmaatschap of deelneemt aan onze activiteiten, stelt u bepaalde gegevens ter beschikking aan Ponyclub Galop. Ponyclub Galop bewaart en gebruikt alleen persoonsgegevens die direct door u verstrekt zijn, of informatie waarvan duidelijk is dat deze beschikbaar is gesteld om te worden verwerkt. Uw gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan zoals hieronder beschreven in dit Privacy beleid. Persoonlijke gegevens worden waar nodig wel intern, maar niet met derden gedeeld. Voor kinderen t/m 16 jaar verlenen de ouders/verzorgers toestemming voor het verstrekken en verwerken van de persoonsgegevens van hun kinderen.

Ponyclub Galop verzamelt gegevens t.b.v.

  • Leden administratie inclusief lidmaatschap bij de KNHS voor wedstrijdruiters
  • Financiële administratie
  • Organisatie van activiteiten
  • Subsidieaanvraag bij de gemeente
  • Contact via de website of mail
  • IP adres en Cookies website
  • Informatievoorziening en invulling van de website pcgalop.nl
  • NAW gegevens van oud-leden t.b.v. jubilea of reünies

Ponyclub Galop verwerkt de volgende persoonlijke gegevens:

  • Naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mailadres en eventuele noodzakelijke medische informatie t.b.v. de ledenadministratie. Onder noodzakelijke medische informatie wordt verstaan dat in het belang van de gezondheid van het lid de ponyclub op de hoogte is van eventuele medische aandoeningen met indien nodig bijgaande instructies van de ouders/verzorgers. Deze medische informatie kan indien medisch noodzakelijk tijdens bepaalde activiteiten intern gedeeld worden. Uitsluitend in levensbedreigende situaties zullen medische gegevens met een derde partij zoals een arts gedeeld worden.
  • Naam en bankgegevens voor de financiële administratie.
  • Voor ponykampen worden naam gegevens t.b.v. de deelnamelijst gebruikt en voor intern gebruik aangevuld met gegevens uit de ledenadministratie. Plus medische gegevens zoals zorgverzekeringsgegevens voor noodgevallen en eventuele (voedsel)allergieën en/of aandoeningen die tijdens het kamp van invloed kunnen hebben op de deelnemer.
  • Naam (plus leeftijd en e-mailadres bij online inschrijven) voor deelname aan de onderlinge wedstrijden.
  • Naam en naam pony/paard voor de startlijsten en uitslagen van de onderlinge wedstrijden.
  • Namen t.b.v. deelnamelijsten van activiteiten, voor niet leden eventueel aangevuld met een telefoonnummer en leeftijd. Deze activiteiten kunnen ook georganiseerd worden door personeelsleden van de manege of andere verenigingen binnen de manege.
  • NAW gegevens van leden woonachtig in Kerkrade t.b.v. subsidieverstrekking door de Gemeente Kerkrade
  • Naam en e-mailadres t.b.v. contactformulier website en/of mail. Als u een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.
  • Informatie over wedstrijdruiters ontvangen door de KNHS. Ponyclub Galop betaalt het lidmaatschap van de KNHS vooruit en brengt dit in rekening bij het betreffende lid. Verstrekte informatie over de resultaten van de combinatie zijn puur informatief en worden niet zonder toestemming verwerkt of gepubliceerd op welke wijze dan ook.

 

Gevolgen niet verstrekken persoonlijke gegevens

Indien u geen persoonlijke gegevens wilt verstrekken is het organisatorisch onmogelijk om bepaalde activiteiten voor u of uw kind uit te voeren. Een startlijst van een wedstrijd zonder namen van de deelnemers is bijvoorbeeld onmogelijk. Ook kunnen wij onze administratie niet naar behoren uitvoeren waardoor het onmogelijk is om contributies en andere inschrijfgelden te boeken waardoor u of uw kind niet kan deelnemen aan onze activiteiten. Het is dus noodzakelijk om bepaalde persoonlijke gegevens te verwerken.

 

Publicatie gegevens

Ponyclub Galop verstrekt geen persoonlijke gegevens aan derden. Op deelnamelijsten, startlijsten en uitslagenlijsten van wedstrijden en/of activiteiten worden uitsluitend namen en eventueel namen van paarden of pony’s vermeldt. Deze lijsten worden gepubliceerd via de website van Ponyclub Galop,  het prikbord op de manege en eventueel via de Facebookpagina van Ponyclub Galop, mail of nieuwsbrief. Deze gegevens zijn puur van informatieve of organisatorische aard en worden uitsluitend gepubliceerd na uw toestemming hiervoor.

Publicatie van foto’s van leden/deelnemers die gemaakt zijn tijdens de activiteiten van Ponyclub Galop geschiedt alleen na uitdrukkelijke toestemming van ouders/verzorgers van kinderen jonger dan 16 jaar of door de deelnemer zelf indien deze ouder is dan 16 jaar.

 

Nieuws en informatievoorziening

Ponyclub Galop kan u naast de informatie op deze website op de hoogte brengen van nieuws en informatie via:

  • Mail
  • Brief
  • Prikbord op de manege
  • Telefoon
  • Facebook

Hierbij zullen wij geen persoonlijke gegevens anders dan hierboven aangegeven onder het kopje “Publicatie” verstrekken.

 

Duur van de opslag

Ponyclub Galop bewaart noodzakelijke persoonlijke gegevens minimaal gedurende het lidmaatschap of bij een niet lid tot de activiteit is afgerond. Bepaalde gegevens zijn verplicht om in de (financiële) administratie te bewaren gedurende de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Op verzoek kunnen waar mogelijk bepaalde gegevens wel worden geminimaliseerd of verwijderd worden nadat deze gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor de administratie en/of organisatie van Ponyclub Galop.

 

Beveiliging

Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. De volgende specifieke maatregelen worden getroffen:

  1. toegang tot persoonsgegevens vereist invoering van een gebruikersnaam en wachtwoord.
  2. Van onze website houden we statistieken bij, maar deze blijven te allen tijde anoniem.

 

Privacybeleid van derden

Ons Privacybeleid is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links zijn verbonden met onze website. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden uw persoonsgegevens op een veilige en zorgvuldige manier verwerken. Daarom raden we u aan om het privacybeleid van deze websites te lezen alvorens u ze gebruikt.

 

Cookies

In onze website maken we gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestand dat met pagina’s van de site wordt meegestuurd en lokaal op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Op deze website maken we gebruik van Google Analytics (onderdeel van het Amerikaanse bedrijf Google) om anonieme bezoekersgegevens te kunnen analyseren en onze website te verbeteren. Google kan verplicht worden deze gegevens aan derden te verschaffen. U kunt cookies op de website van Ponyclub Galop accepteren of uitschakelen. Dit laatste kan er wel in resulteren dat een website niet meer goed of volledig werkt. We adviseren daarom in plaats daarvan regelmatig uw cookies te verwijderen.

 

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

 

Klacht over gebruik persoonsgegevens

Heeft u een onopgeloste klacht over de verwerking van persoonsgegevens door Ponyclub Galop? Kijk dan op de website van Autoriteit Persoonsgegevens https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl welke stappen u kunt ondernemen.

 

Inzage en wijzigen van uw gegevens

Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.

Ponyclub Galop
Van der Schreurstraat 26
6413VH Heerlen
privacy@pcgalop.nl

KVK nummer:

 

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 12-04-2018